Zehn Tipps für das Zeitmanagement

Heutzutage leiden wir alle unter chronischem Zeitmangel, aber wie gehen Sie damit um und wie stellen Sie sicher, dass Sie Ihre Zeit so funktional wie möglich verbringen? Haben Sie genug Disziplin, um konzentriert zu bleiben? Wo setzen Sie Ihre Prioritäten und ist das eigentlich praktisch, Multitasking?

1. Mail und Social Media

Zeigen Sie Ihre E-Mails und sozialen Medien nicht mehr als zweimal am Tag an. In diesen Fällen beantworten Sie auch die nicht verwendeten E-Mails und werfen sie sofort weg. Dies gibt Ruhe und sorgt dafür, dass Sie sich besser konzentrieren können.

2. Disziplin

  • Disziplin sorgt dafür, dass die Dinge gut organisiert bleiben. Stellen Sie also sicher, dass alles an einem festen Ort ist, und legen Sie es nach dem Gebrauch wieder dort ab.
  • Stellen Sie sicher, dass alle Ihre Termine auf Ihrer Tagesordnung stehen.
  • Erstellen Sie separate Aufgabenlisten und legen Sie einen Zeitpunkt fest, zu dem diese Aufgaben erledigt werden müssen. Dies ist nicht nur wirtschaftlich sinnvoll, sondern auch privat. Wenn Sie Ihre Aufgaben dem Papier anvertrauen, können Sie beruhigt sein und sich wohl fühlen, wenn Sie eine bereits erledigte Aufgabe abhaken können. Teilen Sie die Aufgaben bei Bedarf in Kategorien ein: A für die höchste Priorität und C für die niedrigste Priorität.
  • Stellen Sie einen Ort bereit, an dem Sie alles aufschreiben, woran Sie sich erinnern müssen.
  • Setzen Sie die Personen, mit denen Sie sprechen, sofort in Ihre Kontakte ein, damit Sie nicht nach deren (E-Mail-) Adresse oder Telefonnummer suchen müssen.
  • Verschieben Sie Aufgaben nicht endlos. Wenn Sie immer alles in letzter Minute tun, können Sie keinen Rückschlag verkraften. Das macht Sie sehr unflexibel und kostet nur zusätzliche Energie.

3. Fokus

Stellen Sie sicher, dass Sie so wenig wie möglich abgelenkt werden, damit Sie sich auf Ihre Aufgabe konzentrieren können. Wagen Sie es, Ihren Kollegen bei der Arbeit und zu Hause mitzuteilen, dass Sie gerade beschäftigt sind und nicht gestört werden können. Zu einem späteren Zeitpunkt möchten Sie sich eine Auszeit für ihn nehmen. Verwenden Sie gegebenenfalls ein Hinweisschild, um Störungen zu vermeiden. Gibt es keine Möglichkeit, sich bei der Arbeit zu konzentrieren, weil ständig Fragen von Kollegen gestellt werden? Besprechen Sie dann die Möglichkeit, von zu Hause aus mit Ihrem Vorgesetzten zu arbeiten.
Um konzentriert zu bleiben, ist es am besten, für sich selbst ein Zeitlimit von 25 Minuten festzulegen. In diesen 25 Minuten versuchst du dich voll auf deine Aufgabe zu konzentrieren und machst dich an die Arbeit. Nach diesen 25 Minuten ist es Zeit für eine fünfminütige Pause. Holen Sie sich in dieser Zeit eine Tasse Kaffee oder gehen Sie zu einem Kollegen, dann werden Sie auch anfangen, sich zu bewegen. Warst du viermal 25 Minuten fokussiert? Dann ist es Zeit zum Entspannen. Gönnen Sie sich 25 Minuten lang friedlichen Aktivitäten, tun Sie etwas, das Ihnen Spaß macht, und genießen Sie Ihren Moment der Ruhe. Danach ist es Zeit für die nächste Sitzung von vier mal 25 Minuten. Auf diese Weise sind Sie produktiv und haben auch Zeit für sich selbst als Belohnung. Diese Art der Konzentration wird auch als Pomodoro-Technik bezeichnet.

4. Planung

Kümmere dich um die Planung, sowohl im Beruf als auch im Privatleben. Setzen Sie sich ein Zeitlimit, um zu verhindern, dass sich Aufgaben, ungeöffnete E-Mails und nicht bezahlte Rechnungen ansammeln. Beginnen Sie immer mit der Aufgabe, die Ihnen am besten gefällt.

5. Aufräumen

Sorgen Sie für einen aufgeräumten Schreibtisch, ein aufgeräumtes Haus und einen aufgeräumten Briefkasten. Wenn Ihre Umgebung ein Chaos ist, ist es oft ein Chaos in Ihrem Kopf. Darüber hinaus lenkt eine unordentliche Umgebung häufig ab und erspart außerdem viel Suche, wenn alles einen festen Platz hat. Planen Sie daher auch regelmäßig Zeit ein, um die Verwaltung aufzuräumen, Ihre E-Mails in Ordnern zu sortieren und Ihre Kontakte zu aktualisieren. Das Entfernen von unnötigen Gegenständen aus Ihrem Zuhause und Ihrem Büro schafft von Zeit zu Zeit Platz, sowohl in Ihrer Umgebung als auch in Ihrem Kopf.

6. Führen Sie die Aufgaben aus

Lassen Sie so wenig lose Enden wie möglich. Versuchen Sie zu beenden, was Sie tun. Wenn Sie an einer Aufgabe arbeiten, wissen Sie, was Sie tun und warum. Eine Aufgabe hat immer eine Start- und eine Abschlusszeit. Wenn Sie sich also so weit wie möglich auf eine Aufgabe konzentrieren, sparen Sie Zeit. Menschen, die zwischen verschiedenen Projekten wechseln und versuchen, ein bisschen an allen Projekten zu arbeiten, arbeiten nicht effektiv, d. H. Multitasking ist schlecht für Ihre Produktivität.

7. Lernen Sie zu delegieren

Befinden sich keine Personen in der Nachbarschaft, die einen Teil der Aufgabe übernehmen können? Delegieren Sie die Aufgaben, die leicht von anderen erledigt werden können und bei denen Sie nicht ständig am Puls der Zeit bleiben müssen. Können Sie nicht die Berichte eines anderen Benutzers verwenden, um Zeit zu sparen? Wenn ein Kollege etwas Ähnliches getan hat, können Sie feststellen, dass sein Fachwissen nützlich ist. Schließlich müssen Sie das Rad nicht neu erfinden.

8. Verwenden Sie jede Minute

Wenn Sie plötzlich ein paar Minuten nichts mehr zu tun haben, weil Sie auf etwas warten müssen oder telefoniert haben, ist dies der ideale Zeitpunkt, um Ihre E-Mails zu lesen, ein Tuch über den Tisch zu legen und eine Einkaufsliste zu schreiben , sortiere die Post oder räum deine Schublade auf.

9. Lernen Sie Ihre Fallstricke kennen

  • Sind Sie ein Zauderer und müssen in letzter Minute alles tun, was Ihnen unnötigen Stress verursacht?
  • Sind Sie Perfektionist und unendlich beschäftigt mit einem Auftrag, denn gut ist nie gut genug?
  • Bist du ein Chaos und verbringst viel Zeit mit Suchen und dem Chaos in deinem Kopf?
  • Kannst du nicht nein sagen und stapelt sich die Arbeit endlos?
  • Sind Sie bezüglich Ihrer Zeit immer ein bisschen zu optimistisch, weil Sie unerwartete Dinge nicht berücksichtigen?
Ihre Fallstricke zu kennen ist ein guter Anfang und wenn Sie sie kennen, können Sie auch auf sie einwirken.

10. Bleib positiv

Positiv zu bleiben ist nur möglich, wenn Sie ein realistisches Bild der Zeit haben, die Ihre Aufgaben kosten, und wenn Sie auch Zeit für Entspannung haben. Denn nur wenn Anstrengung und Entspannung im Gleichgewicht sind, kann man positiv bleiben.

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